Ako využiť ChatGPT pri písaní emailov a textov?

ChatGPT sa stáva užitočným nástrojom pre efektívnu tvorbu e-mailov a správ, ponúkajúc rad možností od prípravy promptov cez generovanie obsahu až po optimalizáciu textu, pričom kľúčom k úspechu je špecifickosť požiadaviek a následná personalizácia výstupu.

Príprava Promptu

Pre efektívne využitie ChatGPT pri písaní e-mailov je kľúčová príprava kvalitného promptu. Buďte čo najkonkrétnejší ohľadom účelu, tónu a obsahu správy. Napríklad, ak píšete obchodnú ponuku, uveďte, že chcete formálny tón a stručné zhrnutie hlavných bodov. Poskytnite relevantný kontext o príjemcovi a téme, čo pomôže AI generovať presnejšie a vhodnejšie odpovede.

Osobný počítač v príjemnom pracovnom prostredí (ilustr. AI obrázok vytvorený službou DALL-E)

Špecifikujte požadovaný formát, dĺžku a štýl e-mailu, aby výsledok čo najlepšie odpovedal vašim potrebám. Ak napríklad píšete priateľský e-mail kolegovi, môžete požiadať o neformálny tón s priateľským pozdravom. Čím detailnejšie informácie ChatGPT dostane, tým lepšie dokáže vytvoriť e-mail na mieru vašej situácii.

Generovanie Obsahu

Po starostlivej príprave promptu môžete využiť ChatGPT k samotnému generovaniu obsahu e-mailu. Požiadajte AI o návrh úvodnej vety alebo celkovej štruktúry správy, čo vám poskytne solídny základ pre ďalšie úpravy. Je vhodné nechať si vygenerovať niekoľko verzií a vybrať tú najvhodnejšiu. ChatGPT môže byť tiež nápomocný pri vytváraní pútavého predmetu správy, ktorý zvýši pravdepodobnosť, že príjemca e-mail otvorí a prečíta.

Príklady promptov pre rôzne situácie

Pri využívaní ChatGPT na písanie e-mailov je kľúčové vytvoriť špecifické a detailné prompty pre rôzne situácie. Tu sú konkrétne príklady:

• Formálny obchodný e-mail: „Napíš formálny e-mail pre potenciálneho klienta, v ktorom predstavíš našu firmu a ponúkneš konzultáciu. Použi zdvorilý tón, uveď stručne naše hlavné služby a navrhni termín stretnutia. E-mail by mal mať maximálne 3 odseky. Informácie o našej firme: …(sem vložte detailné info o Vašej firme)“
• Pre odpoveď na sťažnosť zákazníka: „Vytvor empatickú odpoveď na sťažnosť zákazníka ohľadom oneskorenej dodávky. Vyjadri poľutovanie, vysvetli dôvod omeškania a ponúkni kompenzáciu vo forme 10% zľavy na ďalší nákup. Používaj profesionálny, ale priateľský tón. Tu je jeho mail:… (a sem vložíte mail od zákazníka a). A tu je dôvod omeškania: …“ – konkrétne fakty, ktoré inak nemôže vedieť mu musíte napísať a on ich prirodzene zakomponuje do odpovede.
• Pozvánka na firemnú udalosť: „Napíš neformálnu pozvánku pre zamestnancov na firemný vianočný večierok. Uveď dátum, čas, miesto konania a dress code. Zahrň vtipný element a povzbuď na účasť. Maximálna dĺžka 150 slov. Bližšie informácie o udalosti: …(sem úplne stačí keď len vymenujete, čo, kde a kedy, prípadne aký bude program)“
• Žiadosť o spoluprácu: „Vytvor e-mail pre potenciálneho partnera v oblasti marketingu. Predstav našu firmu, navrhni spoluprácu na spoločnom projekte a zdôrazni vzájomné výhody. Použi presvedčivý tón a zakonči výzvou na akciu. Detaily o projekte: … (doplňte o aký projekt ide)“

Tieto prompty poskytujú ChatGPT jasné inštrukcie o obsahu, tóne a štruktúre požadovaného e-mailu, čo vedie k presnejším a užitočnejším výstupom.

Úprava a Vylepšenie

Po vygenerovaní prvotného návrhu e-mailu je dôležité text upraviť a vylepšiť. Požiadajte ChatGPT o konkrétne úpravy alebo preformulovanie častí, ktoré nie sú celkom vyhovujúce. Starostlivo skontrolujte gramatiku a štylistiku, pretože aj AI môže občas urobiť chybu.

Často je to skôr naopak – napíšte vlastný text a poproste ChatGPT nech Vám vyznačí kde sú chyby. Budete prekvapení, koľko ste si ich nevšimli, ale on áno.

Nezabudnite pridať osobný tón a prispôsobiť text svojmu jedinečnému štýlu, aby e-mail znel autenticky. Týmto procesom zabezpečíte, že výsledný text bude profesionálny, ale zároveň bude odrážať vašu osobnosť a zámer.

Optimalizácia Textu

Pre zvýšenie efektivity e-mailovej komunikácie je možné využiť ChatGPT k optimalizácii textu. Požiadajte AI o preformulovanie obsahu pre lepšiu čitateľnosť, napríklad rozdelením do krátkych odsekov alebo použitím odrážok. Táto technika je zvlášť užitočná pri vytváraní e-mailových šablón, ktoré je možné opakovane používať pre bežnú komunikáciu.

Experimentujte s rôznymi prístupmi a učte sa z výsledkov, aby ste postupne zlepšovali svoje zručnosti v práci s AI pri písaní e-mailov. Napríklad pri písaní príspevkov na Facebooku môžete zvážiť pridanie emotikonov, ktoré dodajú vášmu postu osobitosť a príťažlivosť. Týmto spôsobom môžete osloviť širšie publikum a zlepšiť interakciu s vašimi príspevkami.